Sí hay algo que podemos calificar como símbolo de la modernez y de la digitalización en la empresa es la oficina sin papeles. Hace muchos años que se viene hablando de esto, antes incluso del advenimiento de los smartphones.

Primero fue en todo lo relativo a la gestión interna en las empresas, como los recibos de gastos sin ir más lejos ¿todavía lo gestionas en papel?… Pero ahora ya también en los procesos que tienen que ver con el cliente. Por ejemplo el asunto de la contratación o el onboarding, como se llama ahora, seguía siendo uno de los últimos reductos del otrora omnipresente papel. Aunque no solo por motivos técnicos, también legales. Hace poco se cambió la legislación en España para que fuese posible abrir una cuenta en un banco sin tener que estampar tu firma con un boli sobre un rectángulo de celulosa previamente impreso. BBVA se ha adelantado a la competencia y ha adaptado su proceso para hacer precisamente esto.

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¿Cuál es la situación del papel?

Sin entrar en el tema ecológico, por puro egoísmo empresarial, el deshacerse del papel tendría que ser una estrategia clara ya desde hace tiempo. El papel es caro, es ineficiente y es muy lento... Es como comparar el whatsapp con el pony Express del siglo XIX.

En lo relativo al uso del papel en la empresa, particularmente hiriente son lo que yo llamo inercia del pasado o antievolución.

Un ejemplo del primero podría ser algo tan cotidiano como el servicio técnico de TV de una compañía que se precia precisamente de no considerarte tonto. Cuando acudes ahí para hacer valer la garantía del aparato te piden la factura en papel. Por supuesto a menos de que en tu casa tengas externalizado un servicio de custodia de papel, nunca vas a localizar la susodicha factura… Pero es muy probable que la tengas en tu email, porque la propia tienda te la manda cuando haces la compra. Pues el bien aleccionado empleado insiste en que no acepta el email, que tiene que ser en papel. Este es otro de los principios básicos de una empresa papelcéntrica: el carácter semisagrado que otorga el formato papel a todo documento que se puede resumir en que: si está impreso entonces es auténtico. Pues después este empleado, paladín de los árboles muertos, que te acaba de decir que te tienes que volver a casa a realizar una búsqueda exhaustiva de la dichosa factura le digo que si no puede imprimirla él ahí mismo si se la mando por email. Para mi sorpresa me dijo que sí, y así salvamos, de manera completamente absurda, un punto crítico en el proceso de postventa de la multinacional de los cacharritos.

El otro caso paradigmático es el que viene a seguir el proceso contrario al orden natural de las cosas, es de decir, la digitalización. Mediante el proceso de analogizacion un proceso que empieza siendo digital termina siendo analógico.

Y para muestra un botón de andar por casa.. una empresa te manda una entrada de cine por email y te dice que tienes que imprimirla para acceder por el torno. Aquí vemos otro principio fundamental del paperMore, la plena ubicuidad de impresoras que viene a decir que: en cualquier momento y en cualquier lugar podrás imprimir un documento. Lamentablemente, en la vida real, hay cierta gente que no tiene impresora… ¿Debemos excluir a este pobre colectivo de la vida social condenandolos a ser apartados del séptimo arte? Parece ser que sí.

La eliminación del papel como catalizador de la innovación

La eliminación del papel debería ser una orden ejecutiva desde lo más alto. Es una forma de fomentar la innovación dentro de la empresa al forzar el pensar los procesos de otra manera y ayudando a encontrar cambios en la forma de hacer y relacionarnos con nuestros clientes y proveedores.

En la mayoría de las ocasiones, innovar en la empresa es muy difícil, por varios motivos (tecnológicos, de presupuesto, etc.) pero sin duda, una de los mayores frenos es que simplemente, no se nos ocurre nada nuevo que implementar y que tengan un impacto significativo en el negocio.

La eliminación del papel me parece uno de las mejores formas de forzar esta innovación. Junta a un monto de gente de negocio y de tecnología en una sala y les dices que se olviden del papel y seguro que se les ocurre varias formas innovadoras de hacerlo, incluso una transformación total de los procesos de negocio actuales. Quítale el papel también a los CEO, CIO, CFO y demás combinaciones de tres letras que empiecen por C dentro de la empresa y sin duda habrá una antes y un después.

Y tú ¿sigues con el papel?

Principios fundamentales del papel

  1. Ubiquidad de las impresoras: en cualquier momento y en cualquier lugar podrás imprimir un documento
  2. Carácter sagrado del papel: si está impreso entonces es auténtico
  3. Principio de inversión del orden natural: si interviene el papel, un proceso digital tiene mucha probabilidad de acabar en uno analógico
  4. Principio de seriedad: cualquier proceso sin papel no es serio.
  5. Inercia del papel: el empleado experimenta un síndrome de abstinencia si el papel no está presente en el proceso de negocio
  6. Principio de eternidad del papel: si quiero tener algo para siempre que me lo den en papel que el archivo digital se pierde.
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